Некоторые Правила Пользования «ПланФиксом»

16 октября 2014 г.

П 21 октября 2014 г.;  П1 06 ноя 2014 г.;  П2 08 ноя 2014 П3 30 дек 2014 П4 08 янв 2015;
П5 11 марта 2015; П6 31.07.2015; П7 09.07.2016; П8 28.07.2022; П9 04 июля 2023 

ПФ, как планируется, будет основным ресурсом для организации работы в нашей фирме — как минимум до достижения численности 20-40 человек. Возможно — и далее.

Ч.1 Работа с Задачами

1. Когда кто-то что-то должен сделать, ставьте задачу в ПланФиксе, и только так. Если задача поставлена иначе, все равно она д.б. поставлена в ПФ сразу же, так быстро, как возможно.
   Удобным для понимания образом это можно выразить как “Правило пяти минут”: если на что-то надо меньше 5 минут, бывает, что задачу можно не ставить. Если на что-то надо больше 5 минут — задачу надо ставить всегда.
2. Формулируйте задачи и названия задач так, чтобы их можно было завершить.
   Пример названия:
   Неправильно: “Меню”. Завершить нельзя.
   Правильно: “Изменить меню”. Завершить можно.
   Критерии завершения задачи должны быть ясны и очевидны в ее формулировке.
   Пример формулировки задачи:
   Неправильно: “Изменить меню”. Критерии неясны, задача невыполнима, нельзя контролировать.
   Правильно: “Изменить меню согласно приложенному ТЗ” (+ приложенный файл с четкими критериями). Критерии ясны, задача выполнима, можно контролировать.
   Мы достигаем кристальной ясности в этом вопросе, указывая в задаче ЦКП ее выполнения.
3. Статусы задач применяются именно так, как это указано в “справке” ПФ.
4. Исполнитель — тот, кто ОТВЕТСТВЕНЕН за выполнение. У задачи должен быть ТОЛЬКО ОДИН ИСПОЛНИТЕЛЬ.
   Ставить более одного исполнителя НЕДОПУСТИМО, т. к. это размывание ответственности. Используйте участников.
5. Указывайте даты начала (когда неплохо бы начать) и окончания срока работы над задачей.
6. Кратко описывайте основные обстоятельства дела. Даже устное обсуждение было или планируется. Содержание устных переговоров и переговоров в мессенджерах должно быть перенесено в Планфикс сразу же по окончанию разговора.
7. ПФ не только для постановки задач, но и для сохранения хода работ над ними. А также — для контроля.У меня, например, одновременно могут идти десятки, если не сотни циклов (см. определение “цикла” в глоссарии); не всегда возможно вспомнить, что именно происходит в одном из них.
8. Указывайте в задачах контрагентов, создавайте их, распределяйте их по группам.
9. Не допускайте просроченных задач. Если не успеваете — запрашивайте постановщика о продлении срока. Чтобы сделать это, нужно, одновременно:
   а. Добавить комментарий (почему просрочена задача и другую релевантную информацию)
   б. Самостоятельно изменить дату исполнения задачи.
   В результате у постановщика появится предложение перенести срок задачи; это предложение постановщик может принять либо отклонить.
10. Исключите отправку лишних уведомлений. Комментируя задачу, следите, чтобы уведомления уходили только тому, кому это действительно нужно прочитать.
    Не заваливайте других сотрудников ненужными сообщениями.Следите, чтобы набор участников, аудиторов был точно тем, что необходимо для этой задачи.
11. Для работы с уведомлениями о действиях над задачами не используйте уведомление по e-mail. Пользуйтесь “хроникой”.
12. Если по материалам задачи создается другая задача (не подзадача) укажите в задаче ссылку на нее. 
13. Если упоминаете в задаче другую задачу — ставьте ссылку на нее.
14. Точно отвечайте на поставленные вопросы. 
15. Предоставляйте доказательства выполнения задачи
    Это могут быть ссылки на результаты работы (или сами результаты работы), или что-то другое, что уместно в данном случае.
16. Результат (продукт) работы всегда должен быть ценным (тот, который можно использовать) и конечным (тот, который действительно закончит цикл).
17. Уведомления о событиях в задачах смотрите только в “хронике” Планфикса. Работа с уведомлениями другими способами строго запрещена. В том числе,  даже получение информации, что уведомление появилось. Использование всплывающих уведомлений, уведомлений на почту и подобных инструментов строго запрещено. Все способы уведомлений, кроме “хроники” должны быть отключены сотрудником в настройках его аккаунта в ПФ.
    Уведомления следует полноценно обрабатывать не реже чем 2 раза в день. Слишком часто обрабатывать их тоже не надо.  

Ч2. Ежедневные отчеты по задачам.

1. Если в течение дня Вы работали по задаче — кратко опишите, что было сделано, где это можно посмотреть. Если требуется — напишите затраченное время (обычно требуется).

Ч3. Форма комментария. Согласование данных.

1. Комментарий по работе над задачей должен обязательно содержать:
   Последнее действие: кто, что, когда сделал. Релевантные данные.
   Планируемое действие: кто, что, когда сделает. Релевантные действия.
2. ВСЕ данные в задаче и комментариях должны соответствовать истине.
3. В том числе, все данные в задаче и комментариях должны быть согласованы друг с другом. Сама формулировка задачи, сроки в комментах и в задаче и т.д. и т.п.

Давыдов Юрий, генеральный директор.